Shogun.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:

Shogun.nl
Netwerk 75, 1446 WS Purmerend
[email protected]
020 370 5658
KvK: 77750705
BTW: NL861125940B01
Erkenning voor Wapenhandel nummer: 20171409629

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je AVG-rechten kun je contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

Afhankelijk van je gebruik van onze website en diensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuuradres;
• bezorgadres;
• bestelgegevens;
• betaalstatus, betaalmethode en betaalreferenties;
• verzendgegevens en track & trace-informatie;
• klantcommunicatie via e-mail, telefoon, chat, WhatsApp of andere contactkanalen;
• accountgegevens, indien je een account aanmaakt;
• gegevens die nodig zijn voor leeftijdscontrole, aankoopcontrole, vergunningcontrole of lidmaatschapscontrole;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, cookiegegevens en websitegebruik;
• gegevens die nodig zijn voor administratie, facturatie, klantenservice, retouren, garantie, klachtenafhandeling en fraudepreventie.

Wij verwerken niet altijd al deze gegevens. Welke gegevens wij verwerken hangt af van het product dat je koopt, de wettelijke verplichtingen die daarbij horen en de manier waarop je contact met ons hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het verwerken, bevestigen en leveren van bestellingen;
• het verwerken van betalingen;
• het verzenden van bestellingen;
• het aanmaken en beheren van klantaccounts;
• het verlenen van klantenservice;
• het behandelen van retouren, garantievragen, klachten en reparaties;
• het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen;
• het uitvoeren van leeftijdscontrole bij producten waarvoor een minimumleeftijd geldt;
• het uitvoeren van aankoopcontrole, vergunningcontrole of lidmaatschapscontrole bij gereguleerde producten;
• het voorkomen van fraude, misbruik en onrechtmatige verkoop;
• het beveiligen en verbeteren van onze website en systemen;
• het analyseren van websitegebruik en verbeteren van onze dienstverlening;
• het versturen van serviceberichten en, indien toegestaan, marketingcommunicatie.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wij gebruiken onder meer de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: voor het verwerken, leveren en afhandelen van je bestelling.
• Wettelijke verplichting: voor onder meer fiscale administratie, facturen en verplichtingen die samenhangen met verkoop van gereguleerde producten.
• Gerechtvaardigd belang: voor klantenservice, beveiliging, fraudepreventie, interne controle, het beschermen van Shogun.nl en het voorkomen van onrechtmatige verkoop.
• Toestemming: voor verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, zoals bepaalde cookies of marketingcommunicatie.

Bij producten waarvoor leeftijdscontrole, lidmaatschapscontrole of vergunningcontrole nodig is, verwerken wij alleen gegevens die noodzakelijk zijn om te controleren of wij het product rechtmatig aan jou mogen verkopen, reserveren of leveren.

Voor bepaalde producten moeten wij controleren of de koper aan de wettelijke of veiligheidsvereisten voldoet. Denk hierbij aan leeftijdscontrole, NABV- of ACA-controle, vergunningcontrole of andere aankoopcontrole.

Voor deze controles gebruiken wij ons LegalCat-systeem. Dit systeem is ingericht voor het veilig uploaden en verwerken van documenten die nodig zijn voor aankoopcontrole.

Voorbeelden van documenten of gegevens die in dit kader kunnen worden gevraagd zijn:

• een identiteitsdocument of gegevens daaruit, voor leeftijdscontrole;
• een NABV- of ACA-pas voor airsoftproducten;
• een vergunning, verlof, erkenning of ander bewijsstuk voor producten waarvoor dit vereist is;
• andere gegevens die noodzakelijk zijn om te controleren of een aankoop wettelijk is toegestaan.

Geüploade identificatie-, NABV- en vergunningsbestanden worden tijdelijk opgeslagen en automatisch na 30 dagen verwijderd via een lifecycle-instelling in AWS S3 EU-West. Het document zelf wordt dus niet langdurig bewaard.

Wel kan een beperkte controlehistorie worden bewaard, bijvoorbeeld dat een controle is uitgevoerd en akkoord bevonden, inclusief datum, tijdstip, klant- of orderkoppeling en het type controle. Deze controlehistorie bewaren wij alleen voor zover noodzakelijk om te kunnen aantonen dat wij zorgvuldig hebben gecontroleerd of de aankoop was toegestaan.

Wij slaan het BSN niet op als afzonderlijk gegeven. Het doel van identiteitscontrole is niet om het BSN te verwerken. Als een BSN zichtbaar is op een aangeleverd document, dan verwerken wij dit niet als apart controlegegeven en wordt het uploadbestand automatisch na 30 dagen verwijderd. Waar mogelijk adviseren wij klanten om niet-noodzakelijke gegevens, zoals het BSN, af te schermen wanneer dat wettelijk is toegestaan.

Toegang tot controlebestanden en controlegegevens is beperkt tot medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de aankoopcontrole. Niet alle medewerkers kunnen deze gegevens inzien.

Voor luchtbuksen geldt in Nederland een minimumleeftijd van 18 jaar. Daarom kunnen wij bij bestellingen van luchtbuksen controleren of de koper 18 jaar of ouder is.

Voor deze controle kunnen wij persoonsgegevens verwerken zoals naam, geboortedatum, ordergegevens en, indien noodzakelijk, gegevens uit een identiteitsdocument. Het doel hiervan is uitsluitend om te controleren of wij het product rechtmatig mogen verkopen en leveren.

Wanneer een identiteitsdocument via LegalCat wordt geüpload, wordt het uploadbestand automatisch na 30 dagen verwijderd. Wij bewaren daarna hoogstens een beperkte controlehistorie om te kunnen aantonen dat de controle heeft plaatsgevonden.

Voor bepaalde airsoftproducten gelden specifieke wettelijke en veiligheidsvereisten. In Nederland mag een airsoftapparaat alleen worden gekocht, gehouden of gebruikt wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan. Daarbij kan onder meer een geldig lidmaatschap van een erkende airsoftvereniging, zoals NABV of ACA, relevant zijn.

Bij bestellingen van airsoftproducten kunnen wij daarom controleren of je voldoet aan de voorwaarden voor aankoop. Wij kunnen hiervoor onder meer je naam, contactgegevens, ordergegevens, geboortedatum en gegevens van een NABV- of ACA-pas verwerken.

Het doel van deze verwerking is om te voorkomen dat airsoftproducten worden verkocht of geleverd aan personen die niet aan de geldende voorwaarden voldoen.

Geüploade NABV-, ACA- of andere controlebestanden worden tijdelijk opgeslagen via LegalCat en automatisch na 30 dagen verwijderd. Wij bewaren daarna hoogstens een beperkte controlehistorie, bijvoorbeeld dat de controle akkoord is bevonden.

Voor vuurwapens, munitie en andere vergunningplichtige producten gelden strenge wettelijke regels. Deze producten kunnen niet volledig online worden besteld en thuis worden geleverd. Via Shogun.nl kunnen deze producten, voor zover beschikbaar, alleen worden gereserveerd of aangevraagd. De daadwerkelijke controle, overdracht en afhandeling vindt plaats volgens de geldende wet- en regelgeving en, waar vereist, in de winkel.

Dergelijke producten mogen uitsluitend worden verkocht, overgedragen of geleverd wanneer dit wettelijk is toegestaan en wanneer de koper over de juiste vergunning, verlof, erkenning, jachtakte, consent of ander vereist bewijs beschikt.

Wanneer je een vergunningplichtig product bij ons reserveert of aanvraagt, kunnen wij aanvullende persoonsgegevens en documenten verwerken om te controleren of de reservering, aankoop en overdracht rechtmatig zijn. Denk hierbij aan:

• naam en contactgegevens;
• adresgegevens;
• order-, aanvraag- of reserveringsgegevens;
• productgegevens;
• gegevens uit een vergunning, verlof, erkenning, jachtakte of ander bewijsstuk;
• eventuele gegevens die nodig zijn voor registratie, overdracht, administratie of wettelijke controle.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor aankoopcontrole, wettelijke naleving, administratie, veiligheid en het voorkomen van onrechtmatige verkoop.

Geüploade vergunningsbestanden worden tijdelijk opgeslagen via LegalCat en automatisch na 30 dagen verwijderd, tenzij een specifieke wettelijke verplichting ons verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren. Administratieve gegevens, facturen en noodzakelijke transactiedocumentatie kunnen langer worden bewaard wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Ons uitgangspunt is dat identificatie-, NABV- en vergunningsdocumenten via LegalCat worden aangeleverd. Dit is het daarvoor ingerichte kanaal.

Als uploaden via LegalCat technisch niet lukt, vragen wij je contact op te nemen met onze klantenservice. Wij proberen dan eerst het uploadprobleem op te lossen of een veilige alternatieve route aan te bieden.

Het aanleveren van identificatie-, NABV- of vergunningsdocumenten via gewone e-mail of WhatsApp heeft niet onze voorkeur, omdat deze kanalen minder geschikt zijn voor het verwerken van gevoelige documenten.

Als wij in een uitzonderlijk geval toch gegevens via e-mail of WhatsApp ontvangen, beperken wij de toegang tot deze gegevens, gebruiken wij ze alleen voor de noodzakelijke controle en verwijderen wij het ontvangen bestand zo snel mogelijk na verwerking uit het betreffende communicatiekanaal, voor zover dat binnen onze technische mogelijkheden ligt.

Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van Pay. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode worden betaalgegevens verwerkt die nodig zijn om de betaling uit te voeren, te bevestigen, te controleren en administratief te verwerken.

Wij ontvangen niet alle volledige betaalgegevens, zoals volledige bank- of kaartgegevens. Wij verwerken wel gegevens zoals betaalstatus, betaalreferentie, ordernummer, bedrag en gekozen betaalmethode.

Voor het bezorgen van bestellingen delen wij noodzakelijke gegevens met onze verzendpartners, waaronder PostNL. Het gaat bijvoorbeeld om naam, bezorgadres, e-mailadres, telefoonnummer indien nodig, ordergegevens en verzendinformatie.

Deze gegevens worden gebruikt om je bestelling te bezorgen, track & trace-informatie te verstrekken en eventuele bezorgproblemen op te lossen.

Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van AFAS. In onze administratie verwerken wij onder meer factuurgegevens, ordergegevens, betaalgegevens, klantgegevens en gegevens die nodig zijn voor fiscale verplichtingen.

Facturen en basisadministratie bewaren wij in beginsel 7 jaar, omdat wij daartoe fiscaal verplicht zijn.

Onze website, systemen en technische omgeving worden beheerd met ondersteuning van onze technische partners, waaronder Vendic. Vendic kan in het kader van hosting, onderhoud, ontwikkeling, beveiliging en support toegang hebben tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is.

Voor tijdelijke opslag van geüploade identificatie-, NABV- en vergunningsbestanden gebruiken wij AWS S3. Deze bestanden worden automatisch na 30 dagen verwijderd via een lifecycle-instelling.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, chat, WhatsApp of een ander kanaal, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden of je verzoek af te handelen.

Wij kunnen klantcommunicatie bewaren voor klantenservice, bewijsvoering, kwaliteitscontrole, training, geschilafhandeling en verbetering van onze dienstverlening.

Als je ons via een communicatiekanaal gevoelige documenten toestuurt, zoals een identiteitsbewijs, NABV-pas of vergunning, dan gebruiken wij deze alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gestuurd. Wij verwijderen zulke documenten zo snel mogelijk na verwerking uit het betreffende kanaal, voor zover dat binnen onze technische mogelijkheden ligt.

Wij vragen je om gevoelige documenten bij voorkeur alleen via het daarvoor ingerichte LegalCat-systeem aan te leveren.

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om onze website goed te laten werken, je gebruikservaring te verbeteren, websitegebruik te analyseren en, indien toegestaan, marketing beter af te stemmen.

Wij maken onder meer gebruik van Google Analytics 4. Analyticsgegevens kunnen pseudonieme gegevens zijn. Wij gebruiken deze gegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om onze dienstverlening te verbeteren.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij toestemming via onze cookiebanner. Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen of intrekken via de instellingen op onze website of via je browser.

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of toestemming geeft voor marketingcommunicatie, kunnen wij je e-mailadres en voorkeuren gebruiken om je aanbiedingen, updates en informatie te sturen.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

Wij kunnen bestaande klanten per e-mail informeren over soortgelijke producten of diensten, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Ook daarbij bieden wij altijd een afmeldmogelijkheid.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen, beveiliging of bedrijfsvoering.

Wij kunnen gegevens delen met onder meer:

• Vendic, voor hosting, technisch beheer, ontwikkeling en support;
• Pay., voor betaalverwerking;
• PostNL en andere verzendpartijen, voor verzending en bezorging;
• AFAS, voor boekhouding en financiële administratie;
• AWS S3, voor tijdelijke opslag van controlebestanden;
• Google Analytics 4, voor websiteanalyse;
• IT-, beveiligings- en supportpartijen;
• overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten of maken wij passende contractuele afspraken.

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige dienstverleners, zoals internationale cloud-, analyse- of IT-dienstverleners, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat daarvoor passende waarborgen worden gebruikt, zoals contractuele afspraken, standaardcontractbepalingen of andere beschikbare gegevensbeschermingsmechanismen.

Voor onze kernprocessen rondom bestellingen, betalingen, verzending, boekhouding en controle streven wij naar verwerking binnen de Europese Economische Ruimte.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• Facturen en basisadministratie: 7 jaar vanwege fiscale verplichtingen.
• Bestel- en klantgegevens: zolang noodzakelijk voor bestelling, service, garantie, administratie, geschilafhandeling en wettelijke verplichtingen.
• Geüploade identificatie-, NABV- en vergunningsbestanden: automatische verwijdering na 30 dagen via AWS S3 lifecycle.
• Controlehistorie: zolang noodzakelijk om aan te tonen dat een leeftijds-, lidmaatschaps- of vergunningcontrole zorgvuldig heeft plaatsgevonden.
• Klantenservicecommunicatie: zolang noodzakelijk voor beantwoording, service, bewijsvoering, geschilafhandeling en kwaliteitscontrole.
• Cookie- en analyticsgegevens: volgens de instellingen van de betreffende cookies en analysetools.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft of wij de gegevens niet langer nodig hebben.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk hierbij aan:

• beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van functie en noodzaak;
• beveiligde systemen en verbindingen;
• toegangsbeheer voor medewerkers;
• gebruik van gespecialiseerde systemen zoals LegalCat voor gevoelige controlebestanden;
• automatische verwijdering van geüploade identificatie-, NABV- en vergunningsbestanden na 30 dagen;
• afspraken met verwerkers en technische partners;
• interne werkinstructies voor omgang met gevoelige documenten;
• periodieke beoordeling van processen en beveiligingsmaatregelen.

Ondanks onze maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Als wij een datalek ontdekken dat risico’s voor betrokkenen oplevert, handelen wij volgens de wettelijke meldplichten.

Wij nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten in de zin van artikel 22 AVG die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Wij gebruiken gegevens uit identiteits-, NABV- of vergunningcontrole niet voor profiling. Deze gegevens worden alleen gebruikt om te controleren of een aankoop rechtmatig kan plaatsvinden.

Websiteanalyse kan worden gebruikt om onze website en dienstverlening te verbeteren, maar wordt niet gebruikt om geautomatiseerde juridische of vergelijkbaar ingrijpende besluiten over jou te nemen.

Je hebt onder de AVG verschillende rechten. Je kunt ons verzoeken om:

• inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• gegevens te verwijderen;
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te dragen aan jou of een andere partij;
• toestemming in te trekken, wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je kunt je verzoek indienen via onze contactgegevens. Wij kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat wij zeker weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Als een verzoek complex is of als wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn verlengen zoals toegestaan onder de AVG. In dat geval informeren wij je daar tijdig over.

Soms kunnen wij niet of niet volledig aan een verzoek voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde gegevens wettelijk moeten bewaren of wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor administratie, controle, beveiliging, geschilafhandeling of wettelijke verplichtingen.

Als je vindt dat wij niet goed omgaan met je persoonsgegevens, vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen. Dan proberen wij samen tot een oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, wetgeving of processen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Laatste wijziging: 15 juni 2026

Heb je vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via:

Shogun.nl
[email protected]
0203705658
Netwerk 75, 1446 WS Purmerend